9 févr. 2016

1157 - Cosmographie de la GID – Les documents technologiques – Les courriels


Avec les fichiers bureautiques, les courriels de toute nature pullulent dans les organisations : courriels importants, décisionnels ou informatifs, personnels, pourriels… Ils sont produits, expédiés et reçus à l’aide de logiciels spécifiques, accompagnés ou non de fichiers qui leur sont joints. Ils se présentent parfois avec un contenu unique ou sont le résultat d’une chaîne de réponses.

Enregistrement et classement : Les courriels sont automatiquement enregistrés dans les boîtes de messageries personnelles, sectorielles ou organisationnelles. Les courriels importants reçus ou expédiés devraient être enregistrés et classés dans la solution logicielle de GID, dans le dossier qu’ils concernent.

Repérage : Les courriels importants sont repérables à partir des métadonnées internes qui leur sont rattachées ou du contenu du texte qu’ils renferment à l’aide d’un moteur de recherche intégré ou non dans la solution logicielle de GID.

Consultation : Les courriels importants peuvent être consultés à l’aide du logiciel de courriel ou d’une visionneuse intégrée dans la solution logicielle de GID.

Partage : Les courriels importants devraient être partagés à l’aide de la solution logicielle de GID.

Gestion du cycle de vie : La gestion de la durée de vie utile des courriels et leur sort final (à détruire ou à verser aux archives pour une conservation patrimoniale permanente) sont hérités de la gestion du cycle de vie du dossier auquel ils appartiennent.

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