16 nov. 2015

1143 - Les fonctions minimales d'une solution logicielle de gestion des documents d'activité

Une solution logicielle de gestion des documents d’activité en format électronique doit au minimum offrir à la fois un espace collaboratif pour y enregistrer et assurer la gestion des versions des documents en préparation et une voûte organisationnelle pour le classement et la gestion du cycle de vie des documents terminés et qui ont un statut officiel.

La structure de classement de ces fichiers (fichiers de bureautique, images numériques résultant du transfert de support, photos, vidéos, courriels) doit reposer sur la logique d’un schéma de classification recouvrant l’ensemble des processus et des activités des domaines d’affaires de l’organisation (documents de mission) et de ceux de la gestion interne (gouvernance, gestion des ressources humaines, financières, informationnelles, matérielles, communications et affaires juridiques).

Quant à la gestion du cycle de vie des dossiers, elle doit être assurée par l’intégration de règles précisant leur durée de conservation en fonction de leur utilité pour la gestion des activités sectorielles et organisationnelles et leur sort final (à détruire en tout ou en partie ou à conserver en permanence dans les archives.


Un tel outil permet la création de dossiers et l’enregistrement institutionnel des documents sur lesquels doivent être appliquées des règles d’accès.

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