1138 - Pourquoi gérer les documents en format numérique? 2- Les exigences

Le concept de la GID (gestion intégrée des documents) repose sur l’enregistrement organisationnel des documents d’activité qui composent les dossiers de mission et de gestion interne (en soutien à la mission) d’une organisation et ce quel que soit le support sur lequel est consignée l’information : Courriels avec ou sans fichiers joints, fichiers de bureautique, fichiers images de documents numérisés, fichiers images (photos, vidéos), dossiers physiques, documentation technique…

Gérer efficacement les documents en format numérique comporte un certain nombre d’exigences. En voici quelques-unes :

• Volonté des décideurs et engagement des gestionnaires
• Gestion du changement
• Mise en place d’un réseau de « documestres » sectoriels (et d’adjoints, si nécessaire) afin de soutenir localement des utilisateurs des documents
• Aucune pour le schéma de classification : basé sur les activités (ISO 3030X) – sans limites du nombre de niveaux
• Règles d’appellation des dossiers (titres complémentaires à ceux fournis par le schéma de classification), des fichiers (débutant par la date…), des courriels
• Règles d’accès aux dossiers et aux fichiers (générales et exceptions pour la protection de l’information sensible
• Règles de conservation intégrées aux dossiers enregistrés dans le logiciel et applicables tant aux éléments numériques et que physiques
• Tous produisent, reçoivent ou expédient des documents : tous doivent classer les documents technologiques (responsabilisation VS attentes individuelles)
• Formation initiale et service de soutien aux utilisateurs, au cœur d’une gestion efficace et efficiente
• Formation des nouveaux arrivants (incluant les nouveaux gestionnaires)
• Réalisation d’audits périodiques pour assurer la conformité et rajuster le tir