Lorsque vient le temps de
choisir une solution logicielle pour appuyer la gestion intégrée des documents
(GID) d’activité dans une organisation, ce n’est certainement pas la première
question à se poser. Deux critères priment à mon avis :
1. Les fonctionnalités réelles, complètes et sans limitation
pour la classification, l’enregistrement, le repérage, la consultation et la
gestion effective du cycle de vie des documents tant en format papier que technologiques
tant qu’utiles dans la réalisation des activités jusqu’à leur élimination ou
leur stockage en permanence dans les archives en raison de leur valeur archivistique,
historique ou patrimoniale.
2. La démonstration par l’éditeur de l’outil
informatique de l’adéquation de sa vision de la GID avec celle de son client,
de ses capacités de soutenir tant d’un point de vue technologique que professionnel
(entendre valeur ajoutée en formation, en accompagnement et en soutien) des
utilisateurs quant aux bonnes pratiques du métier et de démontrer sa
rentabilité financière assurant la pérennité de son produit.
Ensuite, le choix d’une solution ouverte (attention,
car certaines solutions ouvertes incomplètes débouchent parfois sur des frais
important de soutien annuel, voire d’ajout de fonctionnalités) ou propriétaire (la
remarque précédente peut aussi s’appliquer) entre en considération.
Les coûts d’acquisition et d’intégration d’une
solution technologique sont parfois très importants dans le budget de la mise
en place d’un système de GID. Il faut faire le bon choix en fonction de ses
besoins et de ses objectifs pour ne pas avoir à tout recommencer… quelques
années plus tard.
Michel Roberge
Aucun commentaire:
Publier un commentaire