Voici enfin une liste de métadonnées administratives minimales pour la gestion intégrée des documents d’activité. Elles servent à identifier les utilisateurs, les groupes ou sous-groupes d’utilisateurs, les contenants de documents physiques semi-actifs ou archivés, les fonds documentaires, les supports d’information et les mots clés.
Saisie
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Métadonnées
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Obligatoire
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Facultative
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Calculée
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Automatique
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| Utilisateurs | ||||
| Identification | ||||
| Nom de l'utilisateur |
n
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| Langue de travail |
n
| |||
| Type d'utilisateur |
n
| |||
| Groupe d'appartenance |
n
| |||
| Gestion des droits | ||||
| Droits modulaires |
n
| |||
| Droits généraux |
n
| |||
| Droits spécifiques |
n
| |||
| Groupes et sous-groupes | ||||
| Identification | ||||
| Nom du groupe |
n
| |||
| Description du groupe |
n
| |||
| Groupe parent (si sous-groupe) |
n
| |||
| Détenteur de documents (oui/non) |
n
| |||
| Droits généraux | ||||
| Rôles |
n
| |||
| Application des règles de conservation (oui/non) |
n
| |||
| Gestion de la sécurité (oui/non) |
n
| |||
| Droits spécifiques | ||||
| Droits spécifiques |
n
| |||
| Utilisateurs membres du groupe | ||||
| Nom de l'utilisateur |
n
| |||
| Type d'utilisateur |
n
| |||
| Statut de l'utilisateur |
n
| |||
| Contenants | ||||
| Type de contenant |
n
| |||
| Numéro du contenant |
n
| |||
| Nom du contenant |
n
| |||
| Localisation du contenant |
n
|
n*
| ||
| Détenteur du contenant |
n
| |||
| Poste de classement |
n
| |||
| Résumé du contenu du contenant |
n
| |||
| Espace disponible dans le contenant |
n
| |||
| Contient des documents essentiels |
n
| |||
| Contient des documents confidentiels |
n
| |||
| Contient des renseignements personnels |
n
| |||
| Statut du contenant (semi-actif ou archivé) |
n
| |||
| Sort final prévu du contenant |
n
| |||
| Date prévue du sort final du contenant |
n
| |||
| Fonds documentaires | ||||
| Nom du fonds |
n
| |||
| Description du fonds |
n
| |||
| Schémas de classification liés au fonds |
n
| |||
| Postes de classement liés au fonds |
n
| |||
| Contenants liés au fonds |
n
| |||
| Supports d'information | ||||
| Nom du support |
n
| |||
| Type de support |
n
| |||
| Description du support |
n
| |||
| Mots clés | ||||
| Mots clés |
n
| |||
| * si système automatique de localisation des contenants | ||||
On peut consulter la liste des métadonnées pour le schéma de classification, la gestion du cycle de vie des documents et l’enregistrement des dossiers dans mes billets 721, 726, 733 et 739.
Avant de présenter, dans de prochains billets, les fonctionnalités minimales d'une solution logicielle de gestion intégrée des documents d'activité, je parlerai des avantages à intégrer au système de gestion des documents d'activité le concept et les métadonnées de Subdivisions uniformes et de Subdivisions spécifiques associées au schéma de classification et celui de Subdivisions nominatives.
Michel Roberge
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