Au Québec, depuis l’adoption de la Loi
concernant le cadre juridique des technologies de l’information en
2001, lorsqu’il est question, entre autres, de numérisation de documents, on
parle de transfert. Le glossaire publié dans la section
Gouvernance
de l’information du site Web du Secrétariat du Conseil du trésor
définit ainsi cette notion :
« Déplacement
des données d'un support, nommé le « document source », à un autre,
nommé « document résultant du transfert », sans modification des
données.
Les notions de transfert et de
copie ne doivent pas être confondues. Le transfert produit un document de même
valeur que le document source qui peut alors être détruit. Le transfert doit
être documenté afin de démontrer que l'intégrité du document résultant du
transfert, voire même celle du document source s'il n'est pas détruit, a été
préservée. La notion de copie, visée [par la loi],
se définit en regard de l'existence d'un document source et suppose la
multiplication de l'information sur un même support ou avec une même
technologie. La notion de transfert est plutôt liée à celle de substitution ou
de remplacement du support de l'information.
La loi énonce des exigences pour
que le document résultant du transfert possède la même force probante que le
document source. Il est nécessaire que le transfert soit documenté. La
documentation doit démontrer que le document résultant du transfert comporte la
même information que le document source. De plus l'intégrité du document
résultant du transfert doit être préservée. »
Toujours selon ce glossaire, une copie est la « Reproduction d'un document source qui en
conserve l'information et la forme. » La loi « énonce les conditions pour que la copie d'un
document technologique soit l'équivalent de la copie sur support papier, tout
en conservant, titre de copie, sa valeur juridique. »
Michel Roberge
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