17 mai 2013

733 - Métadonnées pour la gestion intégrée des documents d'activité (GIDA) 3 – Dossiers

Je poursuis dans ce billet l’énoncé d'une liste de métadonnées minimales relatives à l’enregistrement et à la gestion des dossiers – ensemble de documents en format papier et technologiques en lien avec une activité, une personne ou une organisation. Une solution logicielle qui est conçue pour une véritable gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) doit exiger un minimum de saisie de données obligatoires, tel que l’illustre le tableau suivant :

Saisie
Métadonnées
Obligatoire
Facultative
Calculée
Automatique
Identification du dossier
Numéro d'identifiant unique
n
Fonds documentaire
n
Schéma de classification

n
Code de classification
n
Subdivision (uniforme® ou spécifique®)
n
Subdivision nominative
n
Génération du titre
Titre du dossier
n
Titre libre complémentaire
n

Détenteur du dossier
n


Poste de classement
n


Exemplaire (principal/secondaire)

n
Résumé du contenu du dossier
n
Informations complémentaires
Couleur du contenant
n
Mots clés issus du schéma de classification

n
Mots clés propres au dossier
n
Date de début du dossier
n
n*

Date de fin du dossier
n**
n*

Statut du dossier (actif, semi-actif, détruit ou archivé
n

Date prévue de transfert en entreposage
n

Date prévue de sort final (à détruire ou à archiver)
n

Date effective de transfert en entreposage
n

Date effective de sort final (détruit ou archivé)
n

Contient des documents essentiels
n
Contient des documents confidentiels
n
Contient des renseignements personnels
n
Référencement avec d'autres dossiers
n

Type de référencement (version suivante ou voir aussi)
n***


Référencement avec des documents d'autres dossiers
n

Type de référencement (version suivante ou voir aussi)
n***


Modalités de transfert de support
n
Nombre de copies conseillées
n
Modalités de déclassement des dossiers (par volume ou pour l'ensemble des volumes)

n
Informations de gestion
Numéro de règle de conservation
n
Nom de la règle de consevation
n
Unité de calcul de la règle de conservation

n
Durée de conservation - Statut actif

n
Durée de conservation - Statut actif - Commentaires

n
Durée de conservation - Statut semi-actif

n
Durée de conservation - Statut semi-actif - Commentaires

n
Sort final - Statut inactif

n
Mode de destruction

n
Commentaires généraux sur la règle de conservation
n
Justification légale de la règle de conservation
n
Justification administrative de la règle de conservation

n
* au fur et à mesure de l'enregistrement de fichiers informatiques et de  courriels
** au moment où le dossier fermé
*** s'il y a référencement


Un dernier billet portera sur les métadonnées relatives aux documents technologiques à enregistrer dans le système. On peut consulter la liste des métadonnées pour le schéma de classification et la gestion du cycle de vie des documents dans mes billets 721 et 726.

Michel Roberge

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