Dans mon billet 721, j’ai présenté une liste de métadonnées minimales pour l’enregistrement du schéma de classification dans la solution logicielle de gestion intégrée des documents d’activité (GIDA)
Afin d’assurer le calcul automatique de la durée de vie utile des dossiers et des documents tant en format papier que technologiques ainsi que leur sort final (destruction ou conservation permanente dans les archives, il est essentiel d’intégrer au minimum les métadonnées énoncées dans le tableau ci-dessous. De sorte que lors de l’enregistrement d’un document ou d’un dossier, le profil de conservation des unités documentaire sera automatiquement défini sans intervention des utilisateurs des documents. C’est sur la base de ces informations de gestion qu’ultérieurement des opérations de déclassement, de transfert, de versement ou de destruction des entités documentaires pourront être lancées sur demande ou annoncées si le système permet la génération d’alertes.
Saisie
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Métadonnées
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Obligatoire
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Facultative
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Calculée
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Automatique
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| Lien avec la rubrique du schéma de classification |
n
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| Numéro de la règle de conservation |
n
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| Nom de la règle de conservation |
n
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| Type de règle de conservation (principale/secondaire) |
n
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| Unité de calcul de la durée de conservation (jour, semaine, mois, année) |
n
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| Durée de conservation ouverte (oui/non) |
n
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| Durée de conservation - État actif |
n
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| Durée de conservation ouverte - État actif |
n
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| Durée de conservation à la fin de la période ouverte - État actif |
n
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| Durée de conservation ouverte - État actif - Commentaires |
n
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| Durée de conservation - État semi-actif |
n
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| Durée de conservation ouverte - État semi-actif - Commentaires |
n
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| Sort final - État inactif |
n
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| Critère de tri (si sort final = tri) |
n
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| Mode de destruction |
n
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| Commentaires généraux sur la règle de conservation |
n
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| Justification légale de la règle de conservation |
n
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| Justification administrative de la règle de conservation |
n
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| Règle de conservation adoptée (oui/non) |
n
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| Date d'adoption de la règle de conservation (si adoptée) |
n
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| Type de déclassement (dossier/support/volume) |
n
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| Modalité de transfert de support |
n
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| Nombre de copies conseillé (si transfert de suppor) |
n
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Un prochain billet portera sur les métadonnées relatives aux dossiers (100% papier, 100% technologiques ou hybrides – partie papier et partie technologique) à enregistrer dans le système.
Michel Roberge
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