538 - Classification à facettes VS Classification hiérarchique

Depuis quelques années, le concept de la classification à facettes particulièrement dans un contexte de gestion des documents technologiques (fichiers informatiques, courriels…) est souvent présenté comme l’alternative naturelle à la classification hiérarchique, voire comme une panacée. Il est vrai que l’association de facettes d’indexation à des documents et même à des dossiers offre l’avantage de créer des liaisons logiques multiples dans un corpus documentaire pour en faciliter le repérage, l’utilisation, l’exploitabilité sans duplication des unités documentaires. Les meilleurs moteurs de recherche dans le contenu de l’information numérique intègrent des facettes permettant de cibler plus précisément l’objet de notre furetage. Et tous conviendront qu’il s’agit là d’un outil puissant qui doit être une des composantes d’un système de gestion intégrée des documents (GID) d’activité.

Mais certainement pas au point de remplacer ou de bannir la classification hiérarchique avec laquelle il devrait s’inscrire en complémentarité. Dans un système de GID, les schémas de classification hiérarchiques ont pour rôle d’identifier les séries de dossiers d’une organisation dans une répartition logique des fonctions et des activités qui en découlent. Et ce, pour éviter l’arbitraire de l’enregistrement libre de l’existence dossiers à partir de critères identitaires individuels plutôt qu’organisationnels. Ce qui est très généralement le cas dans les organismes où il n’existe aucune solution systémique de gestion documentaire. Avec les conséquences que l’on connaît : repérage ardu sinon impossible sans l’aide des personnes qui ont créé les dossiers ou les répertoires informatiques, impact sur le transfert des connaissances dans un contexte de mobilité du personnel, destruction arbitraire d’informations, incapacité d’appliquer facilement les règles de gestion du cycle de vie des documents, difficulté d’identifier et de protéger les séries documentaires essentielles à protéger en cas de sinistre, à contenu stratégique ou sensible ou comportant des renseignements personnels…

Quiconque consulte un plan de classification hiérarchique qui s’appuie sur des principes directeurs qui en assurent la qualité structurelle et l’énoncé de ses rubriques a accès à une cartographie complète (pas nécessairement complexe) des séries documentaires qui documentent les activités (processus d’affaires ou de gestion interne) ou des éléments de gestion (dossiers d’employés, de fournisseurs…). Sans schéma de classification hiérarchique, la constitution de dossiers (ensemble de documents liés à une activité) est impossible. Et il n’est pas interdit de lier, par référence, un même document à plus d’un dossier.

Il y aurait beaucoup à dire à propos des classifications hiérarchiques et sur les modalités de leur application dans un contexte où les documents en format papier côtoient encore pour plusieurs années les documents technologiques. Et sur la manière d’y associer des règles de gestion du cycle de vie des dossiers. Il faut seulement espérer qu’on ne jette pas la serviette trop rapidement en voulant les bannir des bonnes pratiques de gestion des documents. Surtout pas en évoquant que l’exercice pour leur élaboration est trop ardu. Peut-être qu’en mutualisant les connaissances menant à la disponibilité d’un modèle classificatoire commun, on pourrait tirer profit en associant les deux concepts.

Michel Roberge