À SUIVRE AUSSI SUR Scoop-it!

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À suivre aussi sur Scoop-it! - périodicité variable :

- 3 worlds in Information Governance (Jean-Pascal Perrein)
- Gestion intégrée des documents d'activité (Michel Roberge)
- Point de vue sur l'information (Jean-Pascal Perrein)

et sur Paper.li - publication quotidienne :

- Information Governance (Jean-Pascal Perrein)
- Carrefour des archives (Anne-Marie Bruleaux)

Mes billets son aussi publiés sur Tumblr : Gestion intégrée des documents d'activité
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24 mai 2016

Un des responsables du capharnaüm documentaire d'aujourd'hui

C’est ce support d’information des plus fragiles et son format antérieur deux fois plus grand qui ont contribué au balbutiement de la gestion électronique des documents (GED) et au capharnaüm documentaire omniprésent dans les organismes d’aujourd’hui. Quasi incontrôlable à l’échelle organisationnelle malgré des solutions qui promettent de le contrôler. En voici un qui a été neutralisé J.

19 mai 2016

Notes de lecture : La gravité du savoir gouvernemental

Lu dans Naufrage (Biz. – Montréal : Leméac, 2016)


« Composée de documents non classés dispersés pêle-mêle en bordure d’un système ordonné, la partie des tables et des cartes correspondait à une ceinture d’astéroïdes. Les rayonnages formaient une planète d’une densité inouïe. Je me suis engagé dans un labyrinthe d’allées sans fin, bordées par des centaines de milliers de documents. Ils n’avaient pas l’air d’être consultés souvent. J’étais néanmoins écrasé par la gravité du savoir gouvernemental. » (p. 36)

17 mai 2016

1177 - Gestion intégrée des documents d’activité : conditions perdantes


On parle généralement des conditions gagnantes pour la conception, le développement, le déploiement et la maintenance de systèmes efficaces et efficients de gestion des documents d’activité. Mais qu’en est-il des conditions perdantes ?

Voici quelques-unes de mes observations sur le sujet, énoncées dans le désordre :

– Choisir une solution logicielle sans impliquer la personne spécialiste de la GID dans le comité d’élaboration du cahier de charge et l’évaluation des propositions.
– Ne pas installer la solution logicielle de GID sur l’ensemble des postes de travail du personnel.
– Ne former que le minimum de personne sur la mise en application des nouveaux outils de GID.
– Ne pas offrir de services d’accompagnement post-formation des utilisateurs des documents.
– Se lancer sans avoir réalisé, fait valider et fait approuver un solide plan de gouvernance documentaire incluant une planification détaillée des activités à réaliser pour la conception et le développement (ou la mise à niveau), le déploiement et la maintenance d’un véritable système de gestion intégrée des documents d’activité.
– S’imaginer que les moyens technologiques (solutions GID, autoclassification, moteur de recherche, numérisation des documents…) vont régler la majorité des problèmes anticipés.
– Ne pas impliquer les utilisateurs dans le processus d’établissement et de mise en place des différentes composantes du système.
– Établir un ou des schémas de classification sans s’appuyer sur de solides principes directeurs ainsi que sur les processus et les activités.
– Utiliser une terminologie qui ne colle pas à la réalité du management.
– Oublier que ce sont des humains et non des machines qui sont au cœur d’une gestion efficace et efficiente des documents.
– Ne pas programmer des opérations sectorielles d’audit de conformité aux bonnes pratiques.


Qu’ajouteriez-vous comme autres conditions perdantes ?

12 mai 2016

Notes de lecture : Un capharnaüm infini d’étagères

Lu dans Naufrage (Biz. – Montréal : Leméac, 2016)


« Nous avons débouché sur la voûte des archives. C’était impressionnant. Un capharnaüm infini d’étagères, de rayons, de piles de documents et de cartes enroulées. La salle du courrier en retard de Gaston Lagaffe. Dernier avant-poste d’humanité aux frontières du chaos, trois personnes étaient assises derrière des bureaux jouxtant les paravents de la bibliothèque. » (p. 21)

10 mai 2016

1176 - Auditer la gestion intégrée des documents d’activité

En 2007, les Archives nationales du Royaume-Uni ont développé une intéressante méthodologie afin d’auditer, dans les organismes publics, la conformité la rigueur des pratiques de gestion intégrée des documents d’activité qui relèvent de divers processus pilotés par des humains à partir des principes énoncés dans la normes ISO 15489.

Pour ce faire, les Archives ont décomposé la norme selon les neufs modules clés et élaboré un questionnaire comportant 307 questions. Chaque module concerne un volet de la gestion documentaire et ne se limite pas à la solution logicielle utilisée, mais bien à tous les aspects de la gestion des documents au sens large. Évidemment, les éléments que l’audit cherche à valider sont basés sur la dernière révision de la norme ISO15489  en 2010. Le tout devra certainement être adapté en fonction de la nouvelle version 2016. Il est toutefois Intéressant de lister les éléments de vérification retenus :

1 : Les modalités d’organisation pour soutenir la gestion des documents d’activité
2 : La politique de gestion des documents d’activité
3 : La conservation des documents pour satisfaire les besoins de l’organisation
4 : Le système de documentation
5 : L’entreposage et la préservation des documents
6 : La sécurité et la gestion des accès
7 : La disposition des documents devenus inutiles
8 : Les documents créés dans le cadre du travail collaboratif ou par la sous-traitance
9 : La surveillance de la performance de la gestion des documents d’activité

La méthode utilisée permet d’évaluer le degré d’exposition aux risques de  l’organisation pour chaque champ couvert par la norme ISO15489 sous forme d’une échelle de risques. Grâce à une cartographie visuelle, les points les plus développés dans l’organisation sont mis en évidences, laissant voir les autres où des efforts devront être déployés. Une fois les écarts identifiés, ils peuvent être chiffrés. Les dépenses engendrées par la non productivité peuvent être évalués par une charte indiquant les tâches liées à l’information où l’inefficacité de la gestion documentaire est quantifiée monétairement.


5 mai 2016

1175 - Cosmographie de la GID – Les domaines


Les fonctions d’une organisation qui regroupent les activités et sous-activités, les séries de dossiers composées elles-mêmes des dossiers auxquels sont associés les documents technologiques et physiques se rattachent à deux grand domaines : celui des activités de mission (ou domaines d’affaires) et celui des activités de la gestion interne.

Ce modèle s’applique à tout type d’organisme, qu’il s’agisse d’administrations publiques ou d’entreprises privées de toutes tailles. Il est à la source même de la conception d’un schéma de classification organisationnel de qualité supérieure, arrimé aux processus et aux activités, auquel doit être associée et peut être automatisée la gestion du cycle de vie des documents.


Le réseau planétaire hiérarchique présenté dans cette métaphore de la cosmographie de la gestion intégrée des documents d’activité peut être reproduit à l’infini et constituer la galaxie du métier d’expert en gouvernance documentaire.

3 mai 2016

Notes de lecture : Assurer la pérennité de nos archives

Lu aussi dans Henning Mankell. – Sable mouvant – Fragments de vie. – Paris : Seuil, 2015.


« Peut-être devrait-t-on rassembler tous les débats, toutes les propositions formulées, et les résumer en une sorte de bande dessinée qu’on graverait sur les parois de la roche. Elle rendrait compte de nos difficultés à transmettre à travers les millénaires ce message capital. Cela pourrait tout au moins contribuer à créer une confiance entre nous ceux qui vivraient dans cent mille ans » (p. 108)