À SUIVRE AUSSI SUR Scoop-it!

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À suivre aussi sur Scoop-it! - périodicité variable :

- 3 worlds in Information Governance (Jean-Pascal Perrein)
- Gestion intégrée des documents d'activité (Michel Roberge)
- Point de vue sur l'information (Jean-Pascal Perrein)

et sur Paper.li - publication quotidienne :

- Information Governance (Jean-Pascal Perrein)
- Carrefour des archives (Anne-Marie Bruleaux)

Mes billets son aussi publiés sur Tumblr : Gestion intégrée des documents d'activité
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31 août 2015

1121 – Les documents d’activité : la mine d'or des organisations

Comment faire prendre conscience aux entreprises et aux services publics de l’immense richesse que constituent leurs documents d’activité importants ? Ces composantes incontournables d’une mémoire institutionnelle permettant de témoigner des décisions prises et des actions entreprises, de protéger ses droits et d’assumer des devoirs, de prévenir les risques.

Un trésor parfois profondément enfoui dans de multiples réservoirs (disques locaux, serveurs, infonuagique, boîtes de courriels, tiroirs de bureaux, classeurs, cartons d’entreposage) généralement sous exploité, souvent insoupçonné.

Ces gisements doivent être mis en valeur. Il faut les extraire des différents réservoirs, les organiser, les structurer, les entreposer en toute sécurité, les enregistrer et les décrire, en planifier et en gérer le cycle de vie à l’échelle organisationnelle. Pour en tirer profit.


Car les documents d’activité sont comme l’or : ils ont une très grande valeur valeur qu’il faut faire croître. Les professionnels spécialistes de leur gestion intégrée sont des agents de croissance du patrimoine documentaire au service des organisations qui ont le souci d’investir dans leur savoir et leur savoir-faire. Ce qui peut faire toute la différence dans un positionnement concurrentiel ou un rehaussement de la prestation de service.

28 août 2015

Notes de lecture : Avant l’arrivée du terminal mobile dans les voitures de patrouille

Lu aussi dans le polar Michael Connelly mettant en vedette l’inspecteur Harry Bosch (Dans la ville en feu – Paris : Calmann-Lévy, 2015) :


« Avant l’arrivée du terminal mobile de données d’aujourd’hui installé dans toutes les voitures de patrouille, les officiers de police avaient toujours sur eux des FI, ou fiches d’interpellation, dans la poche revolver. Il ne s’agissait en fait que de fiches de format 8 x 12 où porter des notes sur les interpellations effectuées. On y lisait la date, l’heure et le lieu de l’interrogatoire, et le nom, l’âge, l’adresse, les pseudonymes, les tatouages et les affiliations à tel ou tel gang de l’individu interpellé. On y trouvait aussi une partie réservée aux commentaires de l’officier de police, qui servait surtout à noter toute autre observation digne d’intérêt sur l’interpellé. » (p. 61)

27 août 2015

Maintenant disponible : Guide sur la protection des renseignements et la sécurité des données au Canada (2e éd.)

La deuxième édition du Guide sur la protection des renseignements personnels et la sécurité des données au Canada s’adresse aux professionnels qui doivent régler diverses questions concernant la protection des renseignements personnels et la sécurité des données au sein de leur organisation. Il contient de l’information pratique et présente de bonnes pratiques qui visant à mieux évaluer les risques liés à la sécurité, à élaborer une politique de sécurité, à sensibiliser les employés à la protection des renseignements personnels et se conformer aux lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels.

Il comprend un avant-propos de Daniel Therrien, commissaire à la protection de la vie privée du Canada, ainsi qu’une introduction rédigée par Ann Cavoukian, Ph. D., directrice générale du Privacy & Big Data Institute de l’Université Ryerson.

26 août 2015

1120 - Gérer les documents d’activité, ce serait renier les archives !

Incroyable ! Intégrer l’expression française « documents d’activité » dans nos relations avec les décideurs qui peuvent nous embaucher et les clients auprès de qui nous pouvons offrir nos services professionnels révélerait un « reniement des archives ». Oui, oui. Vous avez bien lu : on renierait les archives en adhérant au consensus de la Francophonie qui s’est concrétisé dans l’adoption des nouvelles normes ISO de la série 30300 et la révision de la 15589.

J’aimerais bien qu’on explique en quoi je fais acte d’apostasie en employant un langage que mes interlocuteurs comprennent. Que la préservation des archives est la conséquence d’une gestion adéquate des documents qui documentent les activités quotidiennes de mission et de gestion interne.

Qu’on le veuille ou non, l’intérêt des décideurs, des gestionnaires, des managers - pardon, des cadres - et, évidemment, de l'ensemble du personnel, se porte sur les documents qui leur sont utiles, à eux et à leur personnel, à des fins de gestion, pour protéger les droits et assumer les devoirs de leurs organisations, pour servir leurs clients ou leurs citoyens, pour être profitables ou efficients. Et ces documents sont les documents d’activité créés, reçus ou expédiés en lien avec les activités qui découlent des différents processus de gestion, de décision, de fabrication…

Mais quelle honte y a-t-il d’affirmer que les archives sont composées d’une portion des documents d’activité d’une époque révolue qui ont été identifiés comme ayant un caractère historique évident ? Il est très sain de distinguer les documents d’activités des archives, comme il l’est également de faire la part des choses entre les documents d’activité et la documentation de référence ou toute autre information consignée sur un support qui n’a aucun lien avec les processus et les activités organisationnelles.

Pourquoi « faire simple », comme on dit au Lac Saint-Jean, quand on peut compliquer les choses? Avec le temps, on finit par se tirer dans le pied, au point où notre utilité professionnelle dans un univers numérique peine à s’imposer, jusqu’à même être remise en cause. En intégrant les préoccupations managériales à l’archivistique, aux archives, à l’archivage, on accentue l’effet. Personnellement, j’ai mené une carrière de 40 ans sans employer ces mots qui entretiennent la confusion : dans mes écrits, dans mes contacts avec des clients, dans mes enseignements. Je ne me suis jamais présenté comme étant un « archiviste ». Quoique j’aurais aussi aimé pratiquer ce métier en mettant en valeur une portion du patrimoine historique de la société québécoise.

Quant à l’expression « archivage managérial », je l’ai glissée quelques fois dans la conversation pour la tester. Les réactions obtenues m’ont incité à l’archiver.

Michel Roberge
Expert en gestion intégrée des documents d’activité
Expert en gouvernance documentaire 

24 août 2015

1119 – Ce que révèlent les tablettes d’argile mésopotamiennes


En Mésopotamie, l'écriture cunéiforme a été pratiquée pendant des millénaires. Saviez-vous que l'analyse des textes permet de reconstituer comment les scribes l'apprenaient ? Elle indique aussi comment se prononçaient les langues transcrites en cunéiforme.

C’est ce que nous révèle Markus Hilgert, assyriologue et professeur à l'Université de Heidelberg, en Allemagne dans un bref article publié sur le site Web de Pour la science

21 août 2015

1118 - Collaboration à une journée de réflexion de collègues ivoiriens


Le 15 août dernier, j’ai eu le plaisir et l’honneur de participer au moyen d'une communication vidéo à la rencontre annuelle de professionnels des archives organisée à Abidjan-Cocody par le Collectif pour la promotion des archives en Côte-d’Ivoire, sous le thème « La révolution archivistique 2 ». Au programme :
  • État des lieux des archives en Côte-d’Ivoire
  • Archivage et bonne gouvernance
  • Promotion des archives en Côte-d’Ivoire
  • Insertion professionnelle des archivistes
  • Modernisation des archives : TIC et archivage
  • Valeur juridique des archives électroniques en Côte-d’Ivoire

Mon intervention a porté sur
  • les défis actuels de la gestion intégrée des documents (GID),
  • le nouvel encadrement normatif issu d’ISO, particulièrement avec les nouvelles normes de la série 30300
  • et, finalement sur la démarche pour l’établissement d’un plan de gouvernance documentaire.

19 août 2015

1117 – Comment présenter la gestion des documents d’activité au personnel d’une organisation ?

C’est à cette question qu’a voulu répondre Renee Floyd dans un article intitulé « How do you explain records management to regular employees? «  qu’elle a publié sur le site Web de Laserfiche :

1. “Keep it simple”

2. “Put your global view to good use”

3. “Show how records management is a means, not an end”

4. “Let executives spread the message”

5. “Use analogies for records management”

6. “Bring the risks of non-compliance to life”

7. “Don’t associate records management with downsizing”


8. “Let regular employees do the talking”