À SUIVRE AUSSI SUR Scoop-it!

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À suivre aussi sur Scoop-it! - périodicité variable :

- 3 worlds in Information Governance (Jean-Pascal Perrein)
- Gestion intégrée des documents d'activité (Michel Roberge)
- Point de vue sur l'information (Jean-Pascal Perrein)

et sur Paper.li - publication quotidienne :

- Information Governance (Jean-Pascal Perrein)
- Carrefour des archives (Anne-Marie Bruleaux)

Mes billets son aussi publiés sur Tumblr : Gestion intégrée des documents d'activité
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11 févr. 2016

1158 – La numérisation des documents : une solution à tous les problèmes ?

Voici une infographie sur le blogue Derangement and Description - A chaotic little archives webcomic intitulée Will digitization solve my problem? A helpful flow chart, un arbre de décision que je vous laisse tester. Tous les moyens sont bons pour prendre une décision éclairée dans un contexte où la solution à un problème est parfois considérée comme magique (cliquer sur l'image pour l'agrandir) :


9 févr. 2016

1157 - Cosmographie de la GID – Les documents technologiques – Les courriels


Avec les fichiers bureautiques, les courriels de toute nature pullulent dans les organisations : courriels importants, décisionnels ou informatifs, personnels, pourriels… Ils sont produits, expédiés et reçus à l’aide de logiciels spécifiques, accompagnés ou non de fichiers qui leur sont joints. Ils se présentent parfois avec un contenu unique ou sont le résultat d’une chaîne de réponses.

Enregistrement et classement : Les courriels sont automatiquement enregistrés dans les boîtes de messageries personnelles, sectorielles ou organisationnelles. Les courriels importants reçus ou expédiés devraient être enregistrés et classés dans la solution logicielle de GID, dans le dossier qu’ils concernent.

Repérage : Les courriels importants sont repérables à partir des métadonnées internes qui leur sont rattachées ou du contenu du texte qu’ils renferment à l’aide d’un moteur de recherche intégré ou non dans la solution logicielle de GID.

Consultation : Les courriels importants peuvent être consultés à l’aide du logiciel de courriel ou d’une visionneuse intégrée dans la solution logicielle de GID.

Partage : Les courriels importants devraient être partagés à l’aide de la solution logicielle de GID.

Gestion du cycle de vie : La gestion de la durée de vie utile des courriels et leur sort final (à détruire ou à verser aux archives pour une conservation patrimoniale permanente) sont hérités de la gestion du cycle de vie du dossier auquel ils appartiennent.

4 févr. 2016

1156 - Festival du film d'archives et de gestion des documents d'activité‏

Ce festival, le premier du genre, est organisé par la section des associations professionnelles du Congrès international des archives (ICA/SPA) qui a bénéficié de l'aide de la Société norvégienne des archivistes et gestionnaires de documents d'activité (Norsk Arkivråd) pour tous les aspects pratiques.

Les organisateurs souhaitent des contenus rempli d'inspiration, d'enthousiasme et d'amour pour le métier. L’objectif du festival : contribuer à faire connaître la valeur des documents d’activité et des documents d’archives de conservation permanente, défendre et assurer la promotion de la profession, le film étant un médium puissant permettant d’atteindre toutes les parties prenantes, d’obtenir leur attention et de leur faire comprendre les avantages gérer efficacement les documents.

Les meilleurs films seront projetés durant le festival, dans le cadre du Congrès international des archives qui se tiendra cette année à Séoul. Des prix seront remis :

  • Meilleur film présentant la pertinence et l'importance des documents d'activité
  • Meilleur film présentant la pertinence et l'importance des archives
  • Meilleur film utilisant l'humour pour communiquer sur les documents d’activité et les archives
  • Prix du public

Critères de sélection :

Tout court-métrage d’un maximum de 10 minutes réalisé pour promouvoir la gestion des documents d'activité et les archives de conservation permanente, couvrant différents aspects du métier.
Les films peuvent présenter les documents d’activité ou les documents d’archives comme des atouts pour la société, les citoyens, les chercheurs ou tout simplement pour les organisations.
Ils peuvent décrire le rôle des documents dans une démocratie, démontrer l'importance de gérer le cycle de vie des documents d'activité à l'ère du numérique, décrire les défis techniques ou promouvoir l'usage même des documents...

Date limite de soumission des films : 1er mars 2016. Pour plus de détails : http://www.arkivrad.no/the-spa-film-festival-on-archives-and-records-management

Les films lauréats seront diffusés sur le site web de l'ICA/SPA après le Congrès de l'ICA.


À vos caméras…

2 févr. 2016

1155 - Cosmographie de la GID – Les documents technologiques – Les fichiers bureautiques


Les fichiers bureautiques sont omniprésents dans les organisations. Ils sont produits à l’aide de logiciels de traitement de texte, des tableurs, des logiciels de présentation, de gestion de projets, d’édition, de dessin… 

Enregistrement et classement : Parce qu’ils documentent une activité, les fichiers bureautiques devraient être enregistrés et classés dans la solution logicielle de GID au moment de leur création (pour un suivi de leur évolution en mode collaboratif), de leur réception (par courriel) ou en version terminée ou finale seulement.

Repérage : Les fichiers bureautiques sont repérables à partir du nom qui leur a été attribué, des métadonnées internes qui leur sont rattachées ou du contenu du texte à l’aide d’un moteur de recherche intégré ou non dans la solution logicielle de GID.

Consultation : Les fichiers bureautiques peuvent être consultés à l’aide du logiciel à partir duquel ils ont été créés ou d’une visionneuse intégrée dans la solution logicielle de GID.

Partage : Les fichiers bureautiques peuvent être partagés à l’aide de la solution logicielle de GID, par l’envoi dans un courriel de liens vers l’espace de classement dans la solution logicielle de GID ou en fichier joint.

Gestion du cycle de vie : La gestion de la durée de vie utile des fichiers bureautiques et leur sort final (à détruire ou à verser aux archives pour une conservation patrimoniale permanente) sont hérités de la gestion du cycle de vie du dossier auquel ils appartiennent.


Les principaux types d’informations qui peuvent être consignées dans des fichiers bureautiques se présentent sous forme de textes, de dessins, de plans de graphiques et de documents multimédias tels que des photos, des vidéos et des enregistrements sonores. 

29 janv. 2016

Le monde des archives et l’archivistique ont maintenant un héros de polar


Zébrures écarlates, mon premier roman mettant en vedette le détective archiviste Ives d’Arch à la recherche de documents disparus est maintenant  disponible :

Demandez-le à votre libraire :
Éditions GID - ISBN 978-2-89634-277-8 - 29,95 $ CDN

Vous pouvez aussi le commander dans la boutique des Éditions GID.

Enfin, vous pouvez également me le commander directement. Je vous l’expédierai avec une dédicace personnalisée.

28 janv. 2016

1154 – Des étudiants en gestion des documents s’expriment

Je vous invite à visionner cette vidéo qui présente des témoignages d’étudiants en cours de formation en gestion des documents d’activité, en gestion de contenu et en gestion de projet. Ce document a été produit par l’École de bibliothécaires documentalistes (EBD) à Paris, spécialisée dans les métiers des bibliothèques et de la documentation à l'heure du numérique, en collaboration avec l'association des anciens de l'école : 

26 janv. 2016

1153 - Cosmographie des documents d’activité dans une organisation 2. Les documents


Aux confins de la galaxie de la gestion intégrée des documents d’activité, si on n’exclut les données stockées dans les systèmes informatiques ou dans les bases de données d’une organisation qui feront l’objet d’une capsule spécifique, les documents, ensembles d’informations consignées sur un support matériel, sont les plus petites unités documentaires d’un système de GID. Ils se divisent en deux systèmes planétaires : les documents technologiques composés d’information numérique et les documents physiques (papier, microfilm…). En 2016, ces deux éléments sont encore présents en proportion variable selon les infrastructures technologiques, l'accélération du virage numérique et l'adhésion du personnel à un environnement visant le zéro support physique.