À SUIVRE AUSSI SUR Scoop-it!

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À suivre aussi sur Scoop-it! - périodicité variable :

- 3 worlds in Information Governance (Jean-Pascal Perrein)
- Gestion intégrée des documents d'activité (Michel Roberge)
- Point de vue sur l'information (Jean-Pascal Perrein)

et sur Paper.li - publication quotidienne :

- Information Governance (Jean-Pascal Perrein)
- Carrefour des archives (Anne-Marie Bruleaux)

Mes billets son aussi publiés sur Tumblr : Gestion des documents d'activité
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2014-07-23

Curiosité : La gestion de l’information au XVIe siècle

« Parmi le fond de livres anciens […] à la Bibliothèque Diderot de Lyon figure un ouvrage du florentin Cosimo Rosseli, prédicateur de l’ordre dominicain, publié à Venise chez Antoine de Padoue en 1579 : Thesaurus Artificiosae Memoriae. Ce livre fait de l’auteur un des plus importants représentants des « arts de la mémoire » à la Renaissance, genre notamment étudié par l’historienne américaine Frances Yates. »

Un premier article publié sur le site Web bibulyon.hypothese.org y présente les technique de mémorisation prônées par le dominicain. Et L’auteur du billet de faire un rapprochement avec le concept de « carte heuristique » popularisé quelque siècle plus tard par Tony Buzan.


Michel Roberge

2014-07-22

925 - Optimiser la gestion des documents liés au brevet par le Records Management

Les principes de la gestion des documents d’activité peuvent s’appliquer non seulement à l’ensemble de l’information consignée sur un support d’une organisation mais aussi à certains types de documents.

Dans le cadre des études inter-universitaires de l’Université Strasbourg 3 en Stratégies de la propriété intellectuelle et innovation, Michèle Battisti a présenté, en septembre 2008, un mémoire intitulé «Optimiser la gestion des documents liés au brevet par le Records Management » ".

Pour les personnes qui pourraient être intéressé par le sujet, en voici le résumé :

« Le brevet est un instrument fondamental pour la politique de valorisation du capital intellectuel d'une organisation, qu'elle soit publique ou privée. Mais si la demande de brevet et sa publication occupent une place centrale, d'autres documents afférents peuvent avoir aussi une valeur importante. Nous en avons dressé la liste. Par ailleurs, si le document est le centre des préoccupations de plusieurs métiers (qualiticiens, juristes, documentalistes, ...à, il nous a paru intéressant aussi de mettre l'accent sur l'apport spécifique du Records Management, après avoir présenté ses principes et ses techniques. Nous les avons appliqués ensuite au domaine du brevet afin d'être en mesure de faire quelques préconisations pour sa gestion, notamment dans le cadre d'une informatisation du processus qui présente toujours des risques particuliers. »

2014-07-21

924 - La grande mutation de la gestion de contenu

Confrontées à la montée en flèche du volume de documents à traiter et à des contraintes réglementaires toujours plus complexes, les entreprises doivent aujourd'hui revoir leur politique de gestion de l’information non structurée. Parmi les moyens à leur disposition, la mise en place d’un socle de services documentaires global à l'entreprise. C’est en mutualisant leurs moyens sur une plate-forme sécurisée et capable de monter en puissance, qu’elles vont pouvoir fédérer l’ensemble de leurs contenus non structurés.
Cette approche résolument industrielle de la gestion électronique des documents permet à la DSI de proposer un catalogue de services aux métiers, et surtout des solutions efficaces pour fluidifier le partage des contenus dans toute l’entreprise. Dès lors, il devient possible d’optimiser le patrimoine informationnel de cette dernière, d’exploiter aussi bien les données structurées des systèmes transactionnels que les données les moins structurées. Les documents bureautiques, les contrats, les e-mails reçus ou même les informations glanées sur les réseaux sociaux se transforment en gisement d’informations exploitables.
De centre de coût, l’ECM se transforme en vecteur de croissance et en source de nouveaux business. À l’heure où les entreprises déploient des flottes de tablettes et dématérialisent massivement leurs processus de contractualisation, les entreprises entrent dans l’ère du document intelligent et l’ECM en est le socle.

2014-07-18

Note de lecture : un archiviste médical à l'air maussade

Lu dans « Les Cahiers noirs de l’aliéniste - Dans le quartier des agités », roman de Jacques Côté (Québec : Éditions Àlire, 2014) :

« - Dépôt  des archives, deuxième étage, porte 335…
     Pressé de plonger mon regard dans les livres, je m’élançai dans l’escalier.
     J’entrai dans une pièce de consultation qui comptait de nombreuses tables et de grandes étagères. Une fenêtre donnait sur l’une des vastes cours intérieures.
     Un archiviste médical avec un bouc et des cheveux fins blond comme du blé replaçait des dossiers. Il portait des lunettes ovales à monture dorée. D’un air maussade, il s’enquit aussitôt de ma visite. » (p. 92)

2014-07-17

923 - Le « tout numérisé » : eldorado ou mirage ?

Il est toujours intéressant de lire certains articles de fournisseurs sur un sujet qui, d’une certaine manière, entre en conflit avec leur prestation de service. À preuve celui-ci publié sur le site Web docaufutur.fr où l’auteur, Séverine Denys, responsable de l’activité Archivage électronique chez Locarchives, s’interroge sur la pertinence de tout numériser. Interrogation avec laquelle je suis d’ailleurs en accord. Mais avouez qu’on marche parfois sur la corde raide…

Cela dit, il important de faire les meilleurs choix en tenant compte du retour sur l’investissement. Et il est vrai qu’il est parfois préférable d’entreposer certains dossiers physiques plutôt que d’en transférer le support (coûts, taux d’utilisation, durée de vie utile…)


Michel Roberge

2014-07-16

922 - Records Management Standard for the New Zealand Public Sector

Les Archives de Nouvelle Zélande viennent d’annoncer la publication numérique des Records Management Standard for the New Zealand Public Sector (excluant le secteur de l’éducation et les administrations locales) :

Introduction
Purpose. Audience. Mandate. Approach. Scope. Collaborative approach. Advice, guidance and training.

Records management
Definition. Benefits of managing records. Risks of not managing records. Government and community expectations.

Structure of the standard
Guiding principles and mandatory requirements. Principles. Requirements.

Principles and requirements
Create and maintain records. Classify and organise records. Assign records management metadata to records and aggregations. Provide access to records. Appraise records and dispose of them appropriately. Maintain the integrity of records. Manage records systematically.

Background of the standard
Origins. Wider framework.

Implementing the standard
Lower-value records. Data

Compliance 29
Obligation to create and maintain records. Compliance monitoring. Exemptions. Offences under the Public Records Act. Records of business activities contracted out.

Self-assessment checklist



Le nouveau document normatif est entré en vigueur le 1er juillet dernier et remplace la norme actuelle Create and Maintain, Disposal, Electronic Recordkeeping Metadata and Storage.

2014-07-15

921 - Records Management for Archivists: Embracing the "Dark Side"




Cette présentation a été faite par Kristy Sorensen et Angela Ossar à la conférence 2014 de la Society of Southwest archivistes conférence 2014 à New Orleans.

À consulter aussi la liste de différents liens relatifs au sujet :