Hors série - Les nouveaux enjeux de gestion documentaire

Conférence de Grégory Carlin, INEAT Conseil – Consultant GED, dans le cadre d’Échange sur la Gestion de l'Information et du Document en Entreprise (Université de Lille 3, 26 mars 2013) :

734 - Les coûts cachés de la gestion des documents : la recherche des dossiers en circulation

Vidéo humoristique – Iron Mountain

733 - Métadonnées pour la gestion intégrée des documents d'activité (GIDA) 3 – Dossiers

Je poursuis dans ce billet l’énoncé des métadonnées minimales relatives à l’enregistrement et à la gestion des dossiers – ensemble de documents en format papier et technologiques en lien avec une activité, une personne ou une organisation. Une solution logicielle qui est conçue pour une véritable gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) doit exiger un minimum de saisie de données obligatoires, tel que l’illustre le tableau suivant :

	Saisie
Métadonnées	Obligatoire	Facultative	Calculée	Automatique
Identification du dossier
Numéro d'identifiant unique				n
Fonds documentaire				n
Schéma de classification				n
Code de classification	n
Subdivision (uniforme® ou spécifique®)		n
Subdivision nominative		n
Génération du titre
Titre du dossier				n
Titre libre complémentaire		n
Détenteur du dossier	n
Poste de classement	n
Exemplaire (principal/secondaire)				n
Résumé du contenu du dossier		n
Informations complémentaires
Couleur du contenant				n
Mots clés issus du schéma de classification				n
Mots clés propres au dossier		n
Date de début du dossier	n		n*
Date de fin du dossier	n**		n*
Statut du dossier (actif, semi-actif, détruit ou archivé			n
Date prévue de transfert en entreposage			n
Date prévue de sort final (à détruire ou à archiver)			n
Date effective de transfert en entreposage			n
Date effective de sort final (détruit ou archivé)			n
Contient des documents essentiels				n
Contient des documents confidentiels				n
Contient des renseignements personnels				n
Référencement avec d'autres dossiers		n
Type de référencement (version suivante ou voir aussi)	n***
Référencement avec des documents d'autres dossiers		n
Type de référencement (version suivante ou voir aussi)	n***
Modalités de transfert de support				n
Nombre de copies conseillées				n
Modalités de déclassement des dossiers (par volume ou pour l'ensemble des volumes)				n
Informations de gestion
Numéro de règle de conservation				n
Nom de la règle de consevation				n
Unité de calcul de la règle de conservation				n
Durée de conservation - Statut actif				n
Durée de conservation - Statut actif - Commentaires				n
Durée de conservation - Statut semi-actif				n
Durée de conservation - Statut semi-actif - Commentaires				n
Sort final - Statut inactif				n
Mode de destruction				n
Commentaires généraux sur la règle de conservation				n
Justification légale de la règle de conservation				n
Justification administrative de la règle de conservation				n
* au fur et à mesure de l'enregistrement de fichiers informatiques et de  courriels
** au moment où le dossier fermé
*** s'il y a référencement

Un dernier billet portera sur les métadonnées relatives aux documents technologiques à enregistrer dans le système. On peut consulter la liste des métadonnées pour le schéma de classification et la gestion du cycle de vie des documents dans mes billets 721 et 726.

Michel Roberge

Info Flash - L’archivage dans votre entreprise - Enquête nationale en France

« Le CR2PA vient de lancer une enquête sur l’archivage, préparée par son groupe de travail « Benchmark » : Comment évaluez-vous votre entreprise face aux enjeux de l’archivage ? Quel est le profil et l’avancement de votre projet ? »

 

« L’objectif est de dresser une cartographie de la prise de conscience des risques de non archivage dans l’environnement numérique et de la mise en œuvre de l’archivage managérial par les entreprises privées et les institutions publiques. »

 

Voir le questionnaire : https://fr.surveymonkey.com/s/CR2PA-Questionnaire_Archivage

Michel Roberge

Hors série – Les moteurs de recherche d’entreprise (4)

À lire sur le site Infodoc en ligne le quatrième billet d’une série de six consacrée aux moteurs de recherche d’entreprise qui répond à la question suivante :

Quels sont les usages possibles d’un moteur de recherche d’entreprise ?

• Rechercher de l’information
• Mettre en relation et enrichir les données
• Surveiller son environnement
• Prendre des décisions

À suivre.

Michel Roberge

732 – Mon lexique de la gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) : F

Fichier informatique - Ensemble structuré d’informations stockées sur un support électromagnétique, magnétique, optique, électronique ou logique.

Fichier lié - Fichier informatique lié à un courriel, à un document ou à un dossier enregistré dans le logiciel de GID.

Flux de travaux - Processus administratif d'une organisation au cours duquel des tâches, des procédures et des informations sont traitées ou exécutées successivement, selon des règles prédéfinies, en vue de réaliser un produit ou de fournir un service. [OQLF]

Fonction - Ensemble d’activités des domaines d’affaires et de gestion interne d’une organisation.

Formulaire - Document qui comporte des espaces dans lesquels une personne est invitée à inscrire les renseignements demandés. [OQLF]

OQLF : Grand dictionnaire terminologique de l'Office québécois de la langue française

Extrait de Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Québec, 2009.

731 – Un coffre-fort numérique pour les citoyens de la Ville de Québec (1)

La Ville de Québec a conclu une entente de partenariat avec la firme Asentri pour tester la plateforme eBeeOffice qui permettra l’archivage et l’échange de documents numériques dans un environnement très sécuritaire à 30 000 citoyens dans le cadre d’un projet pilote de trois ans. Cette solution technologique permettra progressivement d’entrer en relation avec la Ville pour certains services et avec d’autres partenaires publics et privés. Comme l’indique le site Web de la ville, chaque utilisateur disposera des fonctionnalités suivantes d’un coffre personnel, d’un coffre partagé avec la Ville de Québec et de coffres créés au choix de l’utilisateur pour ses besoins d’échange avec d’autres partenaires.

La technologie offrira plusieurs fonctionnalités :

• Envoi de fichiers 1 à 1, soit l’échange de documents entre abonnés mis en relation par les fonctionnalités d’annuaire et de gestion des contacts;
• Disponibilité de la plateforme sur les tablettes électroniques;
• Espace personnel et exclusif de stockage gratuit d’une capacité de 1 gigaoctet pour y déposer les documents numériques de votre choix (contrats, photos, relevés, etc.)
• Sauvegarde des documents numériques sur un serveur sécurisé, ce qui met vos documents à l’abri des pannes, du vol ou des inondations;
• Accès instantané, à tout moment, de n’importe où, à partir d’un accès Internet;
• Préservation de l'intégrité des documents et donc de leur valeur juridique;
• Développement progressif d'une zone d’échanges avec la Ville vous permettant de partager des documents administratifs et de les signer en ligne de façon sécuritaire et légale.

Le tout dans un environnement se sécurité élevée : horodatage, empreinte cryptée, signature numérique…

Je suis du nombre des 30 000 citoyens de Québec à avoir accepté l’invitation de participer au projet pilote. Je me suis inscrit (ouvert un compte internet) et j’ai rendez-vous le 31 mai à 8h30 au bureau de mon arrondissement pour récupérer la carte ACCÈS VQ et le lecteur. Je devrai présenter deux pièces d’identité avec photo. On me dit de prévoir 30 minutes pour qu’on m’informe sur les modalités d’utilisation du système.

Je vous reviens avec la suite le 31 mai.

Michel Roberge