28 juil. 2016

1186 – Acquérir une solution logicielle de GID : recommandations

Quand vient le temps d’acquérir une solution informatique pour classer, enregistrer, repérer, utiliser et gérer le cycle de vie des documents d’activité d’une organisation, voici quelques recommandations afin de tirer le maximum d’un investissement minimum :
  • Refuser d’être facturé pour compléter la solution par l’ajout de fonctionnalités de base de gestion documentaire non encore disponible (vieux truc des concepteurs de logiciels inexpérimentés).
  • Refuser d’être facturé par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs de l’application informatique : la solution doit être universelle sans restriction du nombre d’utilisateurs simultanés.
  • Au Québec, si le produit est québécois, s’assurer que la programmation informatique est réalisée à 100% au Québec et que le service technique est assuré à partir du Québec (question de protéger une expertise et des emplois spécialisés dans le domaine).
  • S’il s’agit d’une solution de logiciel libre, son coût « d’acquisition » généralement associé à des services professionnels (ex. : soutien informatique de départ et annuel) ne doit pas être plus élevé que l’équivalent d’une solution propriétaire.
  • Ne pas accepter que le coût d’acquisition de la solution soit plus élevé qu’une autre sous prétexte qu’elle contient des fonctionnalités parfois attrayantes qui ne seront probablement jamais utilisées par l’ensemble des utilisateurs.
  • S'assurer que les règles de gestion du cycle de vie des documents s'appliquent, quels que soient le format et le support sur lequel est consignée l'information.
  • Prendre le temps de s’informer auprès d’autres organisations utilisatrices sur la satisfaction tant du produit que de la qualité du service après-vente.
  • Demander à l'éditeur du logiciel de vous démontrer comment son entreprise tire elle-même profit du produit qu'il offre appliqué à la gestion effective de ses documents d'activité. 
Toujours se rappeler qu’une solution logicielle de gestion intégrée des documents d’activité doit être d’un coût abordable, simple d’utilisation, complète et sans artifice pour assurer avec toute la rigueur requise le classement, l’enregistrement, le repérage, l’utilisation et la gestion du cycle de vie des documents d’activité (fichiers informatiques, courriels, dossiers physiques, s'il en existe encore) d’une organisation.

Parce que la gestion documentaire, on en conviendra, ce n’est pas la « tasse de thé » du personnel de l’organisation qui est au coeur du succès de son déploiement, de son utilisation et de sa maintenance. Aussi qu’on doit mettre en place un système dont la pérennité doit être assurée à long terme. Et rester zen.

27 juil. 2016

Notes de lecture : Une façon pour enrayer la désintégration du papier

Lu aussi dans Mariachi Plaza (Michael Connelly. – Paris : Calmann-Lévy, 2016).

« L’enveloppe était pleine de coupures de presse pliées et jaunies, tout aussi fragile que l’organigramme du gang qu’il avait ouvert la veille. Les plis se déchirèrent dès qu’il les ouvrit, même très lentement et avec le plus grand soin. Cela se produisait souvent lorsqu’il reprenait de vieilles affaires, son habitude étant alors de coller les morceaux séparés sur du papier brun – il y en avait un rouleau dans la salle des inspecteurs – de façon à enrayer les effets de cette désintégration et pouvoir replier les articles. » (p.173)

25 juil. 2016

1185 – Les normes ISO - Gestion des documents d’activité sont-elles ignorées au Québec ?

Quelqu’un peut-il m’expliquer pourquoi, au Québec, il semble y avoir un désintéressement total concernant les normes ISO relatives à la gestion des documents d’activité ? Tant pour la version 2 (2016) de l’ISO 15489 – Gestion des documents d’activité que pour les nouvelles normes de la série 30300 – Système de gestion des documents d’activité.

Il semble que depuis quelques années, le pôle de réflexion sur le sujet s’est ancré en Europe, particulièrement en France et en Suisse, et ailleurs dans la Francophonie. Et ce, malgré une expertise québécoise qui s’était développée au cours des dernières décennies dans le domaine du « Records Management », de la gestion des documents d’activité comme on l’appelle maintenant.

Au Québec, en 2016, en a-t-il été question dans les congrès et les colloques regroupant les professionnels ou les techniciens du métier?

À quand un intérêt académique pour l’ISO 30000/30301 comme c’est le cas, depuis plusieurs mois, en Catalunya (ESAGED Universitat Autònoma de Barcelona)?


22 juil. 2016

Notes de lecture : Avant, c’était sur papier

Lu aussi dans Mariachi Plaza (Michael Connelly. – Paris : Calmann-Lévy, 2016).

« Il entra le nom du bar et cette fois l’ordinateur indiqua qu’il y avait 972 correspondances.
- Et ce truc ne remonte que sept ans en arrière, reprit-il. Avant, c’était sur papier » (p.152)

21 juil. 2016

Notes de lecture : Une photocopieuse qui laisse des traces

Lu aussi dans Mariachi Plaza (Michael Connelly. – Paris : Calmann-Lévy, 2016).

« Tous les inspecteurs de la brigade avaient un code de photocopieuse qu’il fallait entrer dans le pavé numérique de la machine afin qu’elle puisse fonctionner, Cela voulait dire qu’elle laissait derrière elle une trace de tous ce qu’elle avait photocopié, et quand. » (p.91)

20 juil. 2016

Notes de lectures : des archives qui vieillissent mal



Lu aussi dans Trois jours et une vie (Pierre Lemaitre. – Paris : Albin Michel, 2016) :


« Les archives avaient été exhumées. Elles n’avaient pourtant qu’une douzaine d’années, mais ces images avaient terriblement vieilli » (p. 239)

19 juil. 2016

Vient de paraître : Le document à 360°

« Le client est connecté, le document doit l’être aussi.

Le client nouveau est arrivé : il est multi-connecté, en attente de réactivité immédiate et d’une réponse personnalisée à ses attentes. La relation client s’en trouve profondément transformée.

Ce n’est pas uniquement le consommateur que nous sommes qui est concerné : c’est l’assuré dans ses relations sociales, le patient dans ses relations médicales, l’abonné pour ses accès énergétiques, le citoyen dans ses relations avec l’administration. Depuis plus d’une décennie maintenant, la relation client ne cesse de se métamorphoser. Devenue digitale, omnicanal et personnalisée avec cette « relation client 2.0 ». Les entreprises revisitent leurs process documentaires afin d’être réactives et rester compétitives. Et ce aussi bien dans les relations vers les particuliers (BtoC) que inter-entreprises (BtoB).
Ainsi, chaque entreprise cible davantage les attentes de ses clients, personnalise au maximum la relation, fait des choix technologiques, repense ses process internes et maîtrise la gestion de l’information en permettant une traçabilité documentaire. On ne pense plus la relation client comme une interaction à un instant T, mais comme un cycle, un véritable parcours client qui permet de le satisfaire et le fidéliser dans la durée. Les nouvelles tendances sont à la relation multicanal, au document connecté et intelligent ou encore à la mise en place de salles de courrier numérique ou Digital Mailrooms.

Ce livre blanc s’adresse à tous ceux en charge du traitement des documents : les directions marketing et commerciales, pour proposer une nouvelle expérience client, les directions comptables et financières pour la dématérialisation des factures fournisseurs et clients, les responsables moyens généraux ou courrier pour les documents entrants et sortants, les directions des systèmes d’information, etc »

Il est possible de télécharger ce document sur le site Web de Asterion International, une entreprise qui compte près de 1 000 collaborateurs répartis dans 9 pays européens et qui propose des solutions  d’optimisation des processus impliquant le traitement de documents.