À SUIVRE AUSSI SUR Scoop-it!

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À suivre aussi sur Scoop-it! - périodicité variable :

- 3 worlds in Information Governance (Jean-Pascal Perrein)
- Gestion intégrée des documents d'activité (Michel Roberge)
- Point de vue sur l'information (Jean-Pascal Perrein)

et sur Paper.li - publication quotidienne :

- Information Governance (Jean-Pascal Perrein)
- Carrefour des archives (Anne-Marie Bruleaux)

Mes billets son aussi publiés sur Tumblr : Gestion intégrée des documents d'activité
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3 juil. 2015

Hors série : Zébrures écarlates - Un polar archivistique


La première aventure d’un détective archiviste québécois à la recherche d’un précieux document disparu en 1954 de l’Arxiu de la Corona d’Aragó, à Barcelona, sera publiée l’automne prochain. Il est possible d’en connaître davantage en consultant ou en vous abonnant au blogue http://michelroberge.blogspot.ca/ ou en aimant la page Facebook https://www.facebook.com/pages/Michel-Roberge/828627333871776 qui sont consacrés à cette fiction de plus de 400 pages dont l'action se déroule au Québec, En Catalunya et en France. 

1 juil. 2015

Hors-série - Mundaneum : le Google de papier


En 1895, en Belgique, bien avant Internet, « le Mundaneum, centre d’archives situé à Mons […] prônait l’accès à l’information pour tous et l’émancipation citoyenne par le partage des connaissances […] le rêve de deux hommes, bibliographes et juristes, qui se rencontrent dans les années 1890 autour d’un grand projet » : Paul Otlet (1868-1944) « connu comme le père de la documentation et, pour certains, auteur de la toute première vision d’Internet » et  Henri La Fontaine (1854-1943) qui a reçu en 1913 le prix Nobel de la paix « pour son action au sein du Bureau international de la paix. »

Pour en savoir davantage, consulter l’article d’ Alexis Kauffmann inrtitulé « En 1895, la Belgique invente Internet, mais version papier » publié sur le site Web rue89.nouvelobs.com.

29 juin 2015

1975-2015 : 40 ans de métier en gestion des documents d'activité


En juillet 1975, je débutais à la Division des archives de l’Université Laval, ma carrière de professionnel de la gestion des documents d’activité. À l’époque il était question de « Records Management » ou tout simplement de « gestion des documents ». Comme il n’y avait que du papier comme support d’information (et du microfilm comme support de substitution), il n’était évidemment pas question de « gestion intégrée ». Ni de traitement de textes, encore moins de bureautique.

40 années plus tard, en rétrospective, rien n’a changé quant aux principes directeurs de la gestion documentaire : malgré l’apparition (et la disparition) de supports technologiques de stockage de l’information et de solutions pour automatiser les processus de création, de réception et de circulation des documents, ceux-ci doivent toujours être enregistrés, identifiés, décrits, associées à d’autres documents afin de constituer des dossiers d’activités de mission ou de gestion interne, leur contenu protégé lorsqu’essentiel ou sensible, leur cycle de vie planifié et géré. Les bonnes pratiques du métier sont demeurées les mêmes : seuls les moyens ont changé et ont progressivement dynamisé leur application.

40 années d’évolution du métier que j’ai choisi en terminant mes études, de ma pratique au quotidien, particulièrement à la recherche des solutions les plus rigoureuses et les plus novatrices pour la structuration de l’information (schémas de classification) et son exploitation maximale (solutions logicielles). Centré sur les utilisateurs des documents qui sont au cœur d’une gestion efficiente des documents. En quête d’une identité professionnelle qui s’arrime aux besoins et aux attentes des décideurs dans les organisations en constante évolution pour une gouvernance rentable de leur information.

40 années qui laissent des traces d’une adaptation inéluctable de ma profession que j’ai toujours souhaité voir s’intégrer et s’imposer dans la fonction management tant des entreprises privées que dans les administrations publiques : ouvrages techniques, enseignement universitaire, solutions logicielles, activités de formation en organisation, conférences, réseaux sociaux (LinkedIn, Viadeo, Facebook, Twitter, Paper.li, Scoop.it!, collaborateur à la formation francophone et internationale en ligne ouverte pour tous (MOOK - Gérer les documents numériques : maîtriser les risques) dont je suis devenu administrateur du groupe LinkedIn...autant d’expériences enrichissantes, à l’écoute des réalités techniques et professionnelles d’une fonction plus que jamais stratégique tant d’un point de vue fonctionnel qu’économique.

Merci à Robert Garon, ex-professeur et ex-Conservateur des Archives nationales du Québec qui m'a donné la piqûre initiale, à l’Université Laval, au Ministère des richesses naturelles du Québec, aux Archives nationales du Québec, à l’Université du Québec à Montréal (UQAM) et à tous les clients de Gestar Experts en gouvernance documentaire d’avoir rendu possible le développement progressif de mon expertise. Un merci particulier à tous les étudiants, les collègues du métier, les concurrents, les collaborateurs passés et actuels d’y avoir contribué en challengeant mes hypothèses de solutions.

26 juin 2015

Notes de lecture : le changement apporté par la numérisation des livres de meurtres

Lu aussi dans le polar Michael Connelly mettant en vedette l’inspecteur Harry Bosch (Dans la ville en feu – Paris : Calmann-Lévy, 2015) :

« Les trois années précédentes avaient vu le Death Squad numériser les anciens livres de meurtre conservés aux Archives, créant ainsi une énorme base de données aisément accessibles et permettant d’établir des comparaisons dans des affaires non résolues. Suspects, témoins, armes, lieux, éléments de langage, en bloc et en détail, tous les éléments d’enquêtes et d’analyses de scènes de crime ne cessaient d’être brassées par l’ordinateur IBM gros comme une cabine téléphonique de l’unité. Ainsi était née une manière entièrement nouvelle d’aborder les cold cases » (p. 135)

23 juin 2015

1112 – Cinquante nuances de… cycle de vie des documents d’activité

Un incontournable. Cet article qui vient de paraître dans Les cahiers du numérique (2015 - Vol. 11, nᵒ 2, p. 3776.) avec un titre accrocheur « Cinquante nuances de cycle de vie. Quelles évolutions possibles ? ». Très documenté et rédigé par Gilliane Kern, Sandra Holgado et Michel Cottin :

« Avec la gestion des documents électroniques, la pertinence de la notion des trois âges des archives est régulièrement remise en question. À travers plus de cinquante définitions, théories et représentations originales, [les auteurs ont]  voulu dresser un panorama de la diversité des modèles utilisés depuis une centaine d’années pour comprendre les étapes de la vie des documents.

En effet, peu de concepts dans le monde documentaire ont été représentés d’autant de façons différentes. La publication des normes dites de « records management » depuis les années 2000 n’a fait qu’accroître l’enjeu de la maîtrise de la représentation du cycle de vie, avec des impacts sur le fonctionnement des organismes, les modes d’évaluation, le paramétrage des outils techniques et des systèmes de management.


Cycle de vie de l’information ? Continuum ? Trois âges des archives ? Définition de points de capture atemporels pour marquer des jalons dans le cycle ? Que se cache-t-il derrière ces concepts et comment ont-ils évolué ? »

22 juin 2015

Un nouveau point d’ancrage de formation et de discussion sur la gestion des documents technologiques

Au cours des derniers mois, je me suis joint à un groupe d’une vingtaine de professionnels de la gestion des documents d’activité de France, de Belgique, de Suisse, de Tunisie, des États-Unis, du Canada et du Québec pour la création d’une formation libre ouverte à tous intitulée « Gérer les documents numériques : maîtriser les risques ».

Sous l’égide du Centre national des arts et métiers (CNAM) de France et sous la direction de Michel Cottin, expert en normalisation internationale et professeur associé au CNAM/INTD depuis 2014, cette formation est organisée en 6 modules sur une durée de 6 semaines.

Chaque module se compose de 5/6 séquences vidéo, de 10 minutes chacune en moyenne, suivies de deux questions qui permettent aux apprenants de faire le point sur leurs acquis. Personnellement, j’interviens en introduction ainsi qu’au cours de la 3e semaine (séquence 3.5 - Élaborer un plan d’action). Pour chaque séquence, des discussions sont ouvertes sur le forum.

Je vous invite à consulter le  site Web du CNAM et à vous inscrire dès maintenant. C’est gratuit. Date limite d'inscription : 31 octobre 2015.

De plus, vous pouvez suivre les nouvelles sur Twitter, Facebook, Google plus et LinkedIn.

Au plaisir de vous retrouver et d’échanger avec vous sur un sujet qui nous tient à cœur comme professionnels de la gestion des documents d’activité, au service du management des organisations.

Michel Roberge
Gestar Experts en gouvernance documentaire
Président et chef de la direction