À SUIVRE AUSSI SUR Scoop-it!

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À suivre aussi sur Scoop-it! - périodicité variable :

- 3 worlds in Information Governance (Jean-Pascal Perrein)
- Gestion intégrée des documents d'activité (Michel Roberge)
- Point de vue sur l'information (Jean-Pascal Perrein)

et sur Paper.li - publication quotidienne :

- Information Governance (Jean-Pascal Perrein)
- Carrefour des archives (Anne-Marie Bruleaux)

Mes billets son aussi publiés sur Tumblr : Gestion intégrée des documents d'activité
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28 avr. 2016

Vient de paraître : Voyages extraordinairement numériques : 10 ans d’archivage électronique, et demain ?

Définitivement, l’Association des archivistes français excelle dans la production de documents de réflexion avec la diffusion du numéro 240 de la Gazette des archives :

« Les archives sont aujourd’hui durablement rentrées dans une nouvelle ère, celle du numérique.

Le numérique est partout : il secoue nos pratiques, questionne nos expériences, reconfigure les activités traditionnelles de collecte, de conserva­tion, de description, de communication et de valorisation. […]

La commission Archives électroniques de l’AAF fêtant en 2015 ses dix ans, ce numéro est l’occasion de revenir sur le chemin parcouru et de se projeter dans les dix prochaines années.

Mêlant articles de réflexion et témoignages, trois axes ont été développés :
·         d’hier à aujourd’hui
·         aujourd’hui où en sommes-nous ?

·         et dans 10 ans ? »

26 avr. 2016

1174 - Cosmographie de la GID – Les fonctions


Les activités et les sous-activités structurées d’un schéma de classification des documents se regroupent sous les différentes fonctions permettant à l’organisation de réaliser sa mission (domaines d’affaires) ou assurer sa gestion administrative. Elles sont propres à la mission spécifique de chaque organisme et communes à la gestion administrative de l’ensemble de ceux-ci.

Par exemple, les activités et les sous-activités réaliser la gestion des ressources humaines (la gestion des postes, leur description et leur évaluation, la dotation des emplois, les demandes de nouveau personnel, la gestion des offres de services, le recrutement du personnel…) sont des rubriques dérivées subséquentes de la fonction « Gestion des ressources humaines ».

Dans le cas des fonctions relatives aux domaines d’affaires, leur identification et leur nombre varient selon la mission spécifique de chaque type d’organisation. Sauf exception, il est généralement inférieur à celui des 8 fonctions de gestion administrative : la gestion administrative (en général), la gestion des communications internes et externes, la gestion des ressources humaines, financières, informationnelles, la gestion du matériel, la gestion des immeubles ou des espaces et la gestion des affaires juridiques.


Dans une municipalité, par exemple, les fonctions liées à la mission pourraient correspondre à la gestion municipale, des services municipaux, des loisirs et des activités culturelles, du territoire, de l’environnement, de la sécurité publique, de la Cour municipale.

21 avr. 2016

1173 - Un million de copies d'un vieux film dans un fragment d'ADN

Plutôt incroyable : selon le magazine Archimag, en « 2012, une équipe de Harvard avait réalisé l'exploit de stocker un livre de 5,5 pétaoctets de données (53 000 mots et 11 images) dans un milliardième de gramme d'ADN. C'est en se basant sur ces travaux que la société Technicolor s'est intéressée au stockage d'images et des vidéos dans des molécules d'ADN. A l'occasion de son centenaire, la célèbre firme de post-production hollywoodienne vient d'en présenter le résultat spectaculaire : le codage et le stockage d'un million de copies du Voyage dans la lune, un film muet de Georges Méliès datant de 1902, dans de l'ADN de synthèse. »


Assiste-t-on au début d’une nouvelle ère de l’archivage de l’information ? 

19 avr. 2016

1172 - Cosmographie de la GID – Les activités et les sous-activités


Les activités et les sous-activités structurées dans le schéma de classification des documents découlent des processus organisationnels et sectoriels assurant la réalisation de la mission et la gestion administrative au quotidien. Elles sont directement associées aux rubriques d’une structure organisationnelle de classification des documents et constituent les métadonnées de base permettant la création des dossiers et l’association des documents physiques ou technologiques qui les composent.


L’identification et la structuration des activités et des sous-activités réalisées dans l’organisation constituent également le fondement de l’établissement et de la mise en application des règles de gestion de la durée de vie utile et du sort final (à détruire ou à verser aux archives pour une conservation patrimoniale permanente) des dossiers, et par conséquent des documents qui les composent.

14 avr. 2016

Notes de lecture : Des dossiers triés d’après un obscur principe

Lu dans le roman de Ferdinand von Schirach (L’affaire Collini. – Paris : Gallimard, 2014) :


« Dans les bureaux [du département des infractions graves du parquet], les dossiers s’empilaient jusqu’au plafond, rangés dans des tiroirs, sur des étagères, sur des tables et sur le sol, triés d’après un obscur principe, On rassemblait ici les liasses de documents qui suivaient une mort violente. On créait des dossiers pour toutes sortes de disparitions, meurtres, homicides volontaires, décès par explosion ou prises d’otages ayant entraîné la mort. » (p. 47)

13 avr. 2016

Hors séries – La source d’inspiration de « Zébrures écarlates »


C’est en lisant, en 2009, cet intéressant bouquin, N'espérez pas vous débarrasser des livres, une conversation entre Umberto Eco et Jean-Claude Carrière que m’est venue l’inspiration pour écrire mon premier récit fiction.

Ces échanges entre intellectuels portent, entre autres, sur l’importance des supports d’information pérennes et où on y fait aussi l'éloge de la bêtise, on y analyse la passion du collectionneur,  on évoque les raisons pour lesquelles telle époque engendre des chefs-d'œuvre, la manière dont fonctionnent la mémoire et le classement d'une bibliothèque. On y explique pourquoi « les poules ont mis un siècle pour apprendre à ne pas traverser la route » ou comment « notre connaissance du passé est due à des crétins, des imbéciles ou des adversaires ».

Mais surtout comment on a découvert des manuscrits anciens du XIIIe siècle chez des antiquaires ou chez des encanteurs.

Il n’en fallait pas moins pour m’offrir sur un plateau d’argent l’idée de publier un polar, Zébrures écarlates, mettant en vedette un détective archiviste québécois hors du commun, Ives d’Arch, à la recherche de documents perdus, disparus ou volés. Et d’arrimer cette fiction à la petite et à la grande histoire de 1954 à 2009 au Québec et en Catalogne. Après tout, mes racines d’historien de formation sont toujours attachées au patrimoine archivistique des nations.

Je n’aurais jamais imaginé un jour participer au Salon international du livre de Québec en tant qu’écrivain. J’y serai le vendredi 15 avril de 14 h à 15 h et le dimanche 17 avril de 11 h à midi. Venez me rencontrer pour, comme on dit en québécois, « piquer une jasette ».

12 avr. 2016

1171 - Cosmographie de la GID – Les séries de dossiers


Les dossiers d’une organisation sont généralement des unités documentaires faisant partie d’une série : ensemble de dossiers possédant les mêmes caractéristiques et liés à des activités communes. Par exemple : les dossiers du personnel, les dossiers des clients, les dossiers des budgets annuels…

Création et classement : Les séries de dossiers sont issues des activités et des sous-activités menées par le personnel de l’organisation tant pour la réalisation de la mission que pour la gestion administrative. Elles sont généralement conservées et gérées par l’unité administrative qui est responsable de leur raison d’être. Elles peuvent être composées d’ensembles de dossiers physiques, technologiques ou mixtes.

Consultation : Des règles d’accès limitées en tout ou en partie peuvent être établies dans le cas de certaines séries de dossiers.


Gestion du cycle de vie : La gestion de la durée de vie utile des séries de dossiers et leur sort final (à détruire ou à verser aux archives pour une conservation patrimoniale permanente) sont hérités de la gestion du cycle de vie de l’activité ou de la sous-activité du schéma de classification à laquelle ils appartiennent.