À SUIVRE AUSSI SUR Scoop-it!

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À suivre aussi sur Scoop-it! - périodicité variable :

- 3 worlds in Information Governance (Jean-Pascal Perrein)
- Gestion intégrée des documents d'activité (Michel Roberge)
- Point de vue sur l'information (Jean-Pascal Perrein)

et sur Paper.li - publication quotidienne :

- Information Governance (Jean-Pascal Perrein)
- Carrefour des archives (Anne-Marie Bruleaux)

Mes billets son aussi publiés sur Tumblr : Gestion intégrée des documents d'activité
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2014-10-22

953 – Les enfants d’aujourd’hui n’aiment pas lire des livres en papier sans images

Les livres traditionnels sans images n’intéresse pas les enfants d’aujourd’hui ? Détrompez-vous : tout est dans la manière de les lire. Regardez…


2014-10-20

952 - Des nouvelles du Coffre-fort virtuel de la Ville de Québec

Il y a bien longtemps qu’on n’avait pas entendu parle du Coffre-fort virtuel de la Ville de Québec. J’en avais personnellement parlé en mai-juin 2013 en soulevant des doutes sur son utilité (entendre « une réponse à des besoins » - mais lesquels ?) :


Un article récent de Yves Boisvert, dans le journal La Presse, intitulé « Un coffre à l’ombre de Clotaire » fait le point le plus récent sur ce projet mort-né d’une solution technologique déjà dépassée au moment de son lancement en grande pompe et qui n’intéresse toujours pas plus de 800 citoyens. Une belle illustration de décisions politiques irrationnelles qui reposent sur un écran de fumée habilement déployé par certains promoteurs de solutions technologiques qui promettent la lune et qui sont parfois aux antipodes des besoins.

Et ce danger plane également sur des organisations en quête d’outils informatiques pour la gestion intégrée de leurs documents d’activités en format papier et technologiques. Un accompagnement professionnel neutre s’impose afin de faire un choix éclairé et pérenne.

Quant au coffre-fort de la Ville de Québec, il a de fortes chances de demeurer virtuel, comme son nom l’indique.

Michel Roberge

2014-10-17

Notes de lecture – Un cadeau empoisonné

Lu aussi dans La rue des voleurs, un roman bouleversant qui raconte quelques années de la vie d’un jeune marocain sans avenir, amoureux des livres et de l’écrit anumé par un désir d’affirmation d’un humanisme arabe (Mathias Énard. – Actes Sud / Leméac, 2012).

« Un jour, mon zèle m’a valu un cadeau empoisonné: en arrivant un matin, M. Bourrelier m'a convoqué dans son bureau. Il était joyeux, il rigolait comme un enfant, je viens d'avoir une excellente nouvelle, il m'a dit. Une magnifique nouvelle. Une très grosse commande du ministère des Anciens Combattants. Il s'agit de la numérisation des fiches individuelles des combattants de la Première Guerre mondiale. C'est un très gros contrat. Nous avons répondu à l'appel d'offres, et nous avons été retenus. Ce sont des fiches manuscrites, impossibles à traiter automatiquement, il va falloir les saisir à la main. On commence par les morts.

- Ils ne sont pas encore tous morts? j'ai dit naïvement.

- Si si, bien sûr qu'ils sont tous morts, il n'y a plus de combattant de la Première Guerre mondiale français vivant. Je veux dire qu'on va commencer par les "Morts pour la France", qui sont un lot de fiches à part.

- Et combien il y en a?


- Un million trois cent mille fiches, au total. Après il restera les blessés et ceux qui s'en sont tirés, ce sera plus gai. » (p. 97)

2014-10-15

951 - Le moteur de recherche dans le contenu numérique : la panacée de la GID

Si quelqu’un vous propose l’utilisation d’un moteur de recherche autonome dans le contenu de vos documents technologiques comme étant LA solution pour la gestion intégrée de vos documents d’activité, méfiez-vous !

La GID repose sur la notion de dossiers d’activité : ensemble de documents en lien avec une activité de mission ou de gestion interne. Un système de GID doit permettre d’enregistrer ou de reconstituer un dossier composé de différents technologiques classés dans un même ou dans différents répertoires informatiques et d’hyperliens vers des pages Web. Sans oublier, dans certains cas, la portion papier consevée dans un classeur, un carton ou tout autre support technologique complémentaire (cd, dvd, bluray…).

Ce que ne peut pas faire un moteur de recherche.

Seule une solution logicielle conçue spécifiquement pour prendre en charge l’ensemble des fonctions de gestion documentaire permet la classification, le classement, le repérage (à l’aide d’un moteur de recherche dans le contenu intégré), la consultation, la gestion des versions, l’application des règles de gestion du cycle de vie des dossiers (calendrier de conservation ou tableau de gestion). Un moteur de recherche dans le contenu n’est pas un outil de GID.

Comme son nom l’indique, c’est un puissant outil de repérage des documents technologiques à partir de mots et des expressions qu’ils contiennent. Dans une stratégie de mise en place d’un nouveau système de GID intégré à une solution logicielle de GID, un moteur de recherche peut être considéré comme un moyen complémentaire pour, entre autres, être en mesure d’exploiter de façon dynamique les stocks de documents accumulés dans les serveurs de fichiers qui ne seront pas pris en charge, pour des raisons évidentes (effort humain, logique et économique), par le nouveau système.

Michel Roberge

2014-10-13

950 - Les « archives » à des fins pédagogiques, de recherche et de médiation

Intéressants ces commentaires relevés sur le site Web de Spectacle en ligne qui a pour objectifs de constituer un corpus de vidéos de « répétitions de spectacles vivants et d’explorer les usages de ces archive (sic) à des fins pédagogiques, de recherche et de médiation ».

Je me permets de les citer :

« Des choses écrites, échangées, diffusées… Beaucoup ne s’inscrivent pas sur un support papier. Pourtant, ce sont aussi des documents. Le développement technologique nous donne la capacité d’en garder trace, et ouvre donc des nouvelles perspectives d’archivage, au delà du papier. Parallèlement, il y a une explosion du nombre de matériaux qui circulent. Se posent alors des questions de gestion, techniques et cognitives. C’est le sujet de la gestion documentaire. De même que les archivistes ont créé des standards d’archivage, les informaticiens créent des standards pour la gestion documentaire. Quelle politique est sous-jacente à ces standards ?

La possibilité de capter et d’inscrire de nombreux phénomènes ouvre de nouveaux enjeux, et notamment celui de l’archivage du spectacle vivant. Par exemple, archiver des expositions (voir le projet ESTEEM). Ce qui est intéressant, c’est de pouvoir conserver tout ce qui vient autour du résultat final, la représentation : discussions entre metteur en scène et comédiens, manuscrits des auteurs, tous les éléments qui contribuent à la construction du spectacle. Le numérique permet de les archiver de manière quasi-exhaustive. Derrière la structure de l’archive se pose donc les questions de politique, mais aussi d’intentions, d’esthétique… Des questions qui intéressent les participants du projet Spectacle en ligne(s).
»

On trouvera d'autres réflexions sur le sujet de l'archivage sur le même site.

Comme quoi les « archives » peuvent être utiles à des fins autres qu’administratives ou de recherche historique.

Michel Roberge

2014-10-10

Notes de lecture - Saisie kilométrique de texte

Lu aussi dans La rue des voleurs, un roman bouleversant qui raconte quelques années de la vie d’un jeune marocain sans avenir, amoureux des livres et de l’écrit animé par un désir d’affirmation d’un humanisme arabe (Mathias Énard. – Actes Sud / Leméac, 2012).

« … je passais douze à seize heures par jour devant l'écran, le dos plié comme un ramasseur de haricots verts, à recopier fidèlement, avec  mes quatre ou six doigts, des livres, des encyclopédies culinaires, des lettres manuscrites, des archives, tout ce que M. Bourrelier me passait. Le job portait bien son nom: saisie kilométrique, travail au kilomètre; plus précisément "double saisie", car ce travail d'abruti était fait deux fois, par deux abrutis différents, et on croisait ensuite les résultats, ce qui donnait un fichier fiable qui pouvait être remis au commanditaire. Les clients de M. Bourrelier étaient des plus divers: des maisons d'édition qui voulaient exploiter numériquement ou réimprimer un vieux fonds, des ministères qui avaient des tonnes et des tonnes d'écritures à gérer, des villes, des mairies dont les archives débordaient, des universités qui envoyaient de vieilles bandes magnétiques de cours magistraux et de conférences à retranscrire - on avait l'impression que toute la France, tout le verbiage de la France atterrissait ici, en Afrique; le pays entier vomissait du langage sur M. Bourrelier et ses nègres. Il fallait taper vite, bien sûr, mais pas trop vite, car on payait les corrections de notre poche: chaque fois que le croisement de la double saisie révélait une erreur, le mot ou la phrase en question étaient vérifiés et la coquille décomptée de mon salaire. » (p. 96)

2014-10-08

949 - L'évolution du bureau de 1980 à 2014


Les bureaux ont changé de façon spectaculaire au cours des dernières décennies. En 1980, un employé de bureau aurait pu avoir une imprimante, un télécopieur, des ciseaux et un Rolodex à portée de main. De nos jours, la plupart de ces articles sont obsolètes. Qui a besoin d’un télécopieur alors que les couriels sont consultables à partir des ordinateurs portables, des tablettes et des téléphones mobiles? Qui a besoin d'un Rolodex lorsque tous nos contacts sont accessibles d’un clic sur LinkedIn ? 

Cette vidéo illustre bien cette réalité. Et dans quelques années, l’ordinateur portable aura lui aussi disparu et le tout tiendra dans une seule main. Comment seront alors gérés les documents et préservés les archives ?